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Outlook bietet Funktionen an, mit denen E-Mails aus dem Postfach archiviert werden können. Outlook unterscheidet zwischen:

  • Automatischer Archivierung und
  • Manueller Archivierung

Bei der Automatischen Archivierung besteht die Möglichkeit einen Archivierungsprozess zeitgesteuert automatisch durchführen zu lassen. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit für jeden Ordner individuelle Einstellungen vorzunehmen ob und unter welchen Bedingungen die Elemente des Ordners archiviert werden sollen. Die Vielfalt der Möglichkeiten führt allerdings häufig dazu, dass man den Überblick über den Archivierungsprozess verliert und es können unerwartete Ergebnisse auftreten, z.B. dass E-Mails nicht archiviert werden, obwohl sie gemäß Einstellungen hätten archiviert werden sollen.
Um den Archivierungsprozess möglichst einfach zu halten, empfehlen wir die Manuelle Archivierung. Da die Manuelle Archivierung auf die lokal gespeicherte Synchronisation zugreift, muss zuerst sichergestellt werden, dass alle zu archivierenden Daten lokal vorliegen. Hierzu ist folgende Einstellungsmöglichkeit bei Outlook 2019 zu berücksichtigen.

Wählen Sie "Datei" und dann "Kontoeinstellungen" und "Kontoeinstellungen..."

Im sich öffnenden Fenster wählen Sie das Hochschulkonto aus und klicken auf "Ändern..."

Im Fenster "Konto ändern", den Exchange-Cache-Modus auswählen und den Schieber nach rechts bis „Alle“ schieben.


"Weiter >“ anklicken.

Danach wird Outlook alle E-Mails mit dem Server synchronisieren. Erst nachdem in Outlook in dem unteren Rahmen die Meldung: 

erscheint, mit der Einrichtung der Manuellen Archivierung fortfahren.

Die manuelle Archivierung richtet man wie folgt ein. Man wähle "Datei" und dann "Tools" und "Alte Elemente bereinigen..."

Es öffnet sich das Fenster "Archivieren":

Wir treffen die Auswahl „Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren:“ und in der dargestellten Ordnerstruktur wählen wir den Ordner aus, den wir archivieren wollen. Im obigen Beispiel handelt es sich um ein vollständiges Postfach.
Geben Sie den Termin an der als Grenze für die Archivierung gilt, d.h. es werden alle Elemente archiviert, die älter sind als der angegebene Termin.
Zum Schluss muss noch die Datei angegeben werden, in welche archiviert werden soll. Klicken Sie auf „Durchsuchen…“ und wählen Sie den Ordner aus, in welchen Sie archivieren wollen. Geben Sie einen Dateinamen mit der Endung .pst an, z.B.:

Anschließend klicken Sie auf „OK“ und die Archivierung beginnt. Bei diesem Archivierungsverfahren bleibt die Ordnerstruktur erhalten, d.h. die archivierten Elemente sind in der identischen Ordnerstruktur abgelegt wie im Postfach.
Je nach Datenmenge in dem zu archivierenden Ordner, kann die Archivierung eine Weile dauern. Wir empfehlen die Archivierung immer an der Hochschule durchzuführen, wenn Ihr Rechner per Kabel mit dem Netzwerk verbunden ist. In diesem Fall steht Ihnen die optimale Bandbreite zur Verfügung und die Archivierung kann schneller erfolgen.

Schließen Sie den Archivierungsprozess ab, indem Sie die Archiv-Datei, im Beispiel mehr oben:

C:\Users\benutzername\Documents\Outlook-Dateien\archive3.pst

auf einen zweiten Datenträger kopieren, z.B. auf eine externe Festplatte.
Wenn Sie die archivierten Elemente auch weiterhin im Zugriff haben wollen, können Sie die Archiv-Datei in Outlook einbinden. Dafür gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie „Datei" sowie "Kontoeinstellungen“ und "Kontoeinstellungen..."

Im sich danach öffnenden Fenster wählen Sie den Reiter „Datendateien“ und klicken Sie auf „Hinzufügen…“.

Wählen Sie im folgenden Fenster Ihre Archiv-Datei und klicken Sie OK.

Danach wird das Archiv in Outlook wie ein Postfach angezeigt.
Die Quota wurde an der Hochschule Reutlingen so gewählt, dass die Archivierung nicht häufig durchgeführt werden muss. Wir empfehlen die Archivierung einmal im Jahr oder einmal im Semester durchzuführen.