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Eine automatische Weiterleitungsfunktion, die unter 'Optionen' eingerichtet werden kann, ist in Outlook nicht vorgesehen. Eine automatische Weiterleitung ist in den meisten Fällen auch nicht ratsam, trotzdem kann es Situationen geben, in denen eine automatische Weiterleitung erforderlich ist, z.B. wenn eine Stellvertretung die eigenen Aufgaben während einer Abwesenheit übernehmen soll. Allerdings wird dringend empfohlen automatische Weiterleitungen von dienstlichen Postfächern auf private E-Mail-Konten NICHT einzurichten, weil das den Richtlinien der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) widersprechen würde.

Wir beschreiben im Folgenden die Einrichtung anhand von Outlook Web App (OWA), welche Sie über folgende Verknüpfung aufrufen. Die Einrichtung von automatischen Weiterleitungen ist auch über Outlook möglich, die Beschreibung für Outlook finden Sie hier

Klicken Sie rechts oben auf das Zahnrad und wählen Sie "Optionen".

Wählen Sie unter E-Mail den Menüpunkt "Posteingangs- und Aufräumregeln".
Unter Posteingangsregeln klicken Sie auf das "+" Zeichen.

Geben Sie der Regel einen Namen, z.B.: "Weiterleitung" und wählen danach folgende Bedingungen und Aktionen aus:

Es geht ein Fenster auf und ihre persönlichen Kontakte werden angezeigt. Um ein Kontakt aus dem globalen Adressbuch der Hochschule auszuwählen, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf "»" in der linken Spalte

und wählen Sie unter Verzeichnis "Alle Benutzer". Im Suchfeld "Personen durchsuchen" geben Sie den Namen des Benutzers ein, an den Sie weiterleiten möchten.

Wählen Sie den Eintrag des Benutzers aus und klicken anschließend links oben auf "Speichern".

Zum Abschluss muss die Einrichtung mit "OK" bestätigt werden.

Regeln können auch in Outlook eingerichtet werden.
WICHTIG: bitte Regeln entweder in Outlook oder in OWA einrichten, sonst kann es vorkommen, dass regeln deaktiviert werden, die in der anderen Anwendung eingerichtet wurden.

Einrichtung automatische Weiterleitung mit Outlook

Die Beschreibung erfolgt auf Grundlage von Outlook2019.

Wählen Sie "Datei" und "Regeln und Benachrichtigungen verwalten".


Im aufgehenden Fenster wählen Sie "Neue Regel":

Im Fenster "Regel Assistent" wählen Sie "Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden".

Wenn Sie im nächsten Fenster keine Option auswählen, dann wird die Regel auf alle Nachrichten angewendet.

Klicken Sie auf "Weiter".

Die nächste Meldung bestätigen Sie mit "Ja".

Im nächsten Fenster wählen Sie die Option "diese an einer Person/öffentlichen Gruppe weiterleiten"

und klicken anschließend im unteren Teil des Fensters (2. Schritt: Regelbschreibung bearbeiten) auf den unterschtrichenen Schriftbereich "einer Person/öffentlichen Gruppe".

Es geht das Fenster "Regel-Adressen" auf mit der Ansicht der Globalen-Adressliste der Hochschule Reutlingen. Wählen Sie den Benutzer aus an den Sie weiterleigen wollen und klicken anschließend auf OK.

Klicken Sie auf "Fertig stellen".

Mit "OK" schließen Sie die Einrichtung ab.