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Wählen Sie in Outlook "Datei" und dann "Optionen":

Im danach aufgehenden Fenster wählen Sie "E-Mail" und klicken danach auf "Signaturen..."

Outlook hat die Möglichkeit mehrere Signaturen zu verwalten. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie innerhalb der Hochschule mehrere, organisatorisch getrennte Aufgaben haben, dass Sie für jeden Verantwortungsbereich eine eigene Signatur einrichten. Ebenso ist es möglich für jedes Konto, das in Outlook angelegt ist, eine gesonderte Signatur einzurichten. Outllook würde automatisch die richtige Signatur wählen, abhängig von dem Konto, von dem Sie die E-Mail versenden.

Klicken Sie im nächsten Fenster auf "Neu" und geben der Signatur einen Namen, z.B. HSRT für Hochschule Reutlingen:

Klicken Sie OK. Wenn die richtige Signatur im oberen Bereich ausgewählt ist, können Sie im unteren Bereich des Fensters unter "Signatur bearbeiten" ihre Signatur beschreiben.  Im Bild mehr oben ist ein Beispiel aufgeführt, welche Komponenten eine Signatur beinhalten sollte. Wir empfehlen die Struktur und die Inhalte der Signatur innerhalb der Einrichtung abzustimmen und einheitlich zu gestalten.

Im Bereich rechts oben im Fenster wird angezeigt welchem Konto die Signatur zugeordnet wird, hier können Sie das zutreffende Konto auswählen. Für jedes Konto können Sie zwei Signaturen hinterlegen:

  • eine, welche neuen E-Mails angehängt wird, in der Regel die vollständige Signatur
  • eine, welche Antworten oder Weiterleitungen angehängt wird, kann auch eine verkürzte Signatur sein, weil man annimmt dass der Adressat ihre Kontaktdaten schon hat und die vollständige Signatur nicht notwendig ist.

Wir empfehlen für beide Fälle die vollständige Signatur zu nutzen.