An der Hochschule unterscheiden wir zwischen zwei Arten von E-Mail-Verteilerlisten:
- interne Verteiler, welche als E-Mail-Verteiler in Exchange angelegt sind
- E-Mail-Verteiler, welche auch externe E-Mail-Adressen aufnehmen können, für welche das Produkt mailman eingesetzt wird.
Bei den internen Verteilerlisten unterscheiden wir zwischen automatisch generierten Verteilerlisten und manuell gepflegten Verteilerlisten.
Die automatisch generierten Verteilerlisten werden jede Nacht aktualisiert. Alle diese Listen sind über das globale Exchange-Adressbuch (GAL) zu sehen und die enthaltenen Empfänger können angezeigt werden.
Manuell gepflegte interne Verteilerlisten, sowie E-Mail-Verteiler mit externen Teilnehmern können bei RMZ beantragt werden. Der Beantrager muss vorab klären, wer die Pflege der Listen übernimmt. Manuell gepflegte interne Verteilerlisten, sowie E-Mail-Verteiler mit externen Teilnehmern können von Professoren und Mitarbeiter der Hochschule Reutlingen beantragt werden.
E-Mail-Verteilerlisten sind mit Zugriffsberechtigungen versehen, d.h. Benutzer können nur jene Verteilerlisten adressieren, für welche sie berechtigt sind.
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FAQs
Support
Störungen melden Sie bitte beim Service Desk.
Die Bearbeitungszeiten orientieren sich nach dem Standard Service Level Agreement (SLA).
Datensicherung / Hosting
Exchange und mailman werden im Rechenzentrum der Hochschule Reutlingen betrieben. Die Systeme werden gesichert um im Falle eines Ausfalles schnell wieder betriebsfähig zu sein. Da bei den E-Mail-Verteilern die E-Mails nur weitergeleitet und nicht aufgehoben werden, fallen keine Daten an, folglich ist eine Datensicherung nicht erforderlich.
Dienst beantragen
Manuell gepflegte Verteilerlisten können über das Kundenportal des Ticketsystems beantragt werden.
Pflichten des Benutzers
E-Mail-Verteilerlisten sind in der Regel für bestimmte Zwecke angelegt und sollten auch nur für diese genutzt werden. Es sollten z.B. keine Werbe-E-Mails an die E-Mail-Verteilerlisten weitergeleitet werden.
Benutzer welche die Verantwortung für die Pflege von E-Mail-Verteiler übernommen haben, müssen diese aktuell halten. Sollte eine E-Mail-Verteilerliste nicht mehr benötigt werden, so ist dies dem Service Desk zu melden, damit diese gelöscht wird.
Die Geltungsdauer der Verteilerlisten wird individuell festgelegt.
Rechtliches
E-Mail-Verteilerlisten können sehr viele Mitglieder beinhalten. Bei der Nutzung ist darauf zu achten, dass die Verteilerliste nicht expandiert wird, d.h. die E-Mail-Adressen der Mitglieder sollen im Adressfeld nicht sichtbar sein. Es ist zu bedenken, dass E-Mail-Adressen personenbezogene Daten sind und dieser nur mit Zustimmung einem größeren Teilnehmerkreis kenntlich gemacht werden dürfen. Siehe hierzu die Regelungen bezüglich EU-DSGVO.